Partie IV: Responsabilités du secrétaire (Règles 49-60)

49. Les bureaux du Secrétariat sont ouverts au public pendant les heures normales de bureau, soit de 9 h à 17 h, tous les jours à l'exception :

a) dans le cas de la section canadienne du Secrétariat, des jours fériés de cette section;

b) dans le cas de la section mexicaine du Secrétariat, des jours fériés de cette section;

c) dans le cas de la section des États-Unis du Secrétariat, des jours fériés de cette section.

50. Lorsque tous les membres d'un comité ont été choisis, le secrétaire responsable communique leur nom aux participants et à l'autre secrétaire en cause.

51. Le secrétaire responsable fournit les services de soutien administratif pour chaque contestation extraordinaire et prend les arrangements nécessaires pour les réunions et, s'il y a lieu, les procédures orales, y compris retenir au besoin les services d'interprètes pour la traduction simultanée.

52. Chaque secrétaire en cause tient, pour chaque contestation extraordinaire, un dossier auquel est versé l'original ou une copie des documents déposés, conformément ou non aux présentes règles.

53. Le secrétaire responsable fait parvenir à l'autre secrétaire en cause une copie de tout document déposé à son bureau ainsi qu'une copie de toute ordonnance ou décision rendue par le comité.

54. Lorsqu'un avis ou un autre document doit être publié en application des présentes règles, le secrétaire responsable et l'autre secrétaire en cause font chacun publier l'avis ou l'autre document dans le journal officiel du pays où est située sa section du Secrétariat.

55. (1) Lorsqu'un document contenant des renseignements de nature exclusive au des renseignements protégés est déposé aux Secrétariats en cause, chaque secrétaire en cause s'assure :

a) que le document est entreposé, conservé, manipulé et distribué en conformité avec les dispositions de l'ordonnance relative à la communication de renseignements applicable;

b) qu'il est clairement indiqué sur l'enveloppe intérieure du document qu'il contient des renseignements de nature exclusive ou des renseignements protégés;

c) que l'accès au document est restreint :

(i) dans le cas de renseignements de nature exclusive, aux représentants et à l'avocat de l'autorité chargée de l'enquête, à la personne qui a fourni les renseignements de nature exclusive à l'autorité chargée de l'enquête et à l'avocat de cette personne, et aux personnes à qui l'accès à ces renseignements a été accordé aux termes d'une ordonnance relative à la communication de renseignements,

(ii) dans le cas de renseignements protégés invoqués dans le cadre d'une contestation extraordinaire de la décision d'un groupe spécial relative à une décision définitive rendue aux États-Unis, aux membres du comité et à leurs adjoints, ainsi qu'aux personnes à l'égard desquelles le groupe spécial a ordonné la divulgation des renseignements protégés aux termes de la règle 52 des Règles des groupes spéciaux (article l904 ? ALÉNA), si ces personnes ont déposé au Secrétariat responsable une ordonnance relative à la communication de renseignements à l'égard du document en cause.

(2) Lorsqu'un document contenant des renseignements personnels est déposé aux Secrétariats en cause, chaque secrétaire en cause s'assure :

a) que le document est entreposé, conservé, manipulé et distribué en conformité avec les dispositions de l'ordonnance relative à la communication de renseignements applicable;

b) qu'il est clairement indiqué sur l'enveloppe intérieure du document qu'il contient des renseignements personnels;

c) que l'accès au document est restreint aux personnes à qui l'accès aux renseignements a été accordé aux termes de l'alinéa 45(1)b).

56. Sauf dans le cours ordinaire des travaux du Secrétariat ou par suite d'une directive à cet effet d'un comité, aucun document déposé dans le cadre d'une contestation extraordinaire ne peut être sorti des bureaux du Secrétariat.

57. (1) Chaque secrétaire en cause accorde à toute personne qui en fait la demande l'accès aux renseignements, contenus dans le dossier de contestation extraordinaire, qui ne sont pas des renseignements de nature exclusive, des renseignements protégés ou des renseignements personnels.

(2) Conformément aux dispositions de l'ordonnance relative à la communication de renseignements ou de l'ordonnance d'un groupe spécial ou d'un comité, selon le cas, chaque secrétaire en cause accorde l'accès aux renseignements de nature exclusive, aux renseignements protégés ou aux renseignements personnels contenus dans le dossier de contestation extraordinaire.

(3) Sur demande et paiement des frais applicables, chaque secrétaire en cause fournit, à toute personne à qui l'accès aux renseignements contenus dans le dossier de contestation extraordinaire a été accordé, des copies de ces renseignements.

58. (1) Lorsqu'une demande de formation d'un comité pour contestation extraordinaire en vertu des sous-alinéas 1904.13a)(i), (ii) ou (iii) de l'Accord est déposée au Secrétariat responsable, celui-ci, dès sa réception :

a) d'une part, transmet une copie de la demande et de la table des matières à l'autre secrétaire en cause;

b) d'autre part, signifie à l'autre Partie en cause et aux participants à la révision par un groupe spécial une copie de la demande et de la table des matières, ainsi qu'un énoncé indiquant la date à laquelle la demande a été déposée et précisant que :

(i) la Partie qui a déposé la demande et tout participant qui dépose un avis de comparution à l'appui de la demande doivent déposer leur mémoire dans les 21 jours suivant la date du dépôt de la demande,

(ii) tout participant qui dépose un avis de comparution à l'encontre de la demande doit déposer son mémoire dans les 21 jours suivant l'expiration du délai prévu au sous-alinéa (i) pour le dépôt des mémoires,

(iii) la Partie qui a déposé la demande et tout participant qui dépose un mémoire conformément au sous-alinéa (i) en réplique aux motifs et aux arguments exposés dans les mémoires déposés aux termes du sous-alinéa (ii) doivent déposer leur mémoire dans les 10 jours suivant l'expiration du délai prévu au sous-alinéa (ii) pour le dépôt des mémoires.

(2) Lorsqu'une demande de formation d'un comité pour contestation extraordinaire en vertu du sous-alinéa 1904.13a)(i) de l'Accord est déposée, le secrétaire responsable, dès sa réception :

a) d'une part, transmet une copie de la demande, de la table des matières et de l'annexe à l'autre secrétaire en cause;

b) d'autre part, signifie à l'autre Partie en cause, au membre du groupe spécial qui fait l'objet de l'allégation contenue dans la demande et aux participants à la révision par un groupe spécial une copie de la demande, de la table des matières et de l'annexe ainsi qu'un énoncé indiquant la date à laquelle la demande a été déposée et précisant que :

(i) la Partie qui a déposé la demande et tout participant qui dépose un avis de comparution à l'appui de la demande doivent déposer leur mémoire dans les 21 jours suivant la date du dépôt de la demande,

(ii) tout participant qui dépose un avis de comparution à l'encontre de la demande doit déposer son mémoire dans les 21 jours suivant l'expiration du délai prévu au sous-alinéa (i) pour le dépôt des mémoires,

(iii) la Partie qui a déposé la demande et tout participant qui dépose un mémoire conformément au sous-alinéa (i) en réplique aux motifs et aux arguments exposés dans les mémoires déposés aux termes du sous-alinéa (ii) doivent déposer leur mémoire dans les 10 jours suivant l'expiration du délai prévu au sous-alinéa (ii) pour le dépôt des mémoires.

(3) Le secrétaire responsable signifie aux participants les ordonnances et les décisions du comité ainsi que les avis de fin de la contestation extraordinaire.

(4) Lorsque la décision du comité visée au paragraphe (3) porte sur la révision par un groupe spécial d'une décision définitive rendue au Canada, elle est signifiée par courrier recommandé.

59. Le secrétaire responsable fait publier un avis de toute décision finale du comité rendue aux termes de la règle 63, ainsi que de toute ordonnance dont le comité ordonne la publication, dans le journal officiel de chaque Partie en cause. 60. Lorsque le délai prévu par la règle 41 pour le dépôt d'une requête « ex parte » aux termes de l'alinéa 41(l)c) est expiré, le secrétaire responsable fait signifier à tous les participants :

a) si aucune requête n'est déposée en vertu de cet alinéa, les documents visés aux règles 39 et 41;

b) si le comité rend une ordonnance visée à l'alinéa 45(1)a), les documents visés aux règles 39 et 41 en conformité avec toute ordonnance rendue par le comité;

c) si le comité rend une ordonnance visée à l'alinéa 45(1)b), les documents visés aux règles 39 et 41 en conformité avec le sous-alinéa 45(l)b)(ii) et toute ordonnance rendue par le comité.